Urbanism
Politica de confidențialitate — notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Această notă explică ce date cu caracter personal sunt prelucrate prin platforma „Urbanism” — site-ul urbanism.vego.holdings, aplicația web și aplicația Android „Urbanism by VEGO” — de către cine, în ce scop, cât timp și ce drepturi ai, potrivit Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și Legii nr. 190/2018.
1. Cine prelucrează datele: două roluri
VEGO CONCEPT ENGINEERING SRL („VEGO”) — Bulevardul G-Ral Paul Teodorescu nr. 4, Bloc Afi Loft, et. 1, Sector 6, București, J2011013314404, RO29319742, office@vego.holdings — este operator pentru: site-ul de prezentare și corespondența cu noi, conturile de utilizator ale platformei, jurnalele tehnice de securitate și statisticile de trafic.
Primăria care a publicat harta și căreia îi adresezi o solicitare este operator pentru conținutul solicitărilor (subiect, mesaje, atașamente, locația aleasă), pentru actele emise, pentru documentațiile ei de urbanism, pentru datele colectate din teren de funcționarii ei și pentru istoricul modificărilor făcute în platformă. VEGO este, pentru toate acestea, persoană împuternicită (procesator): prelucrează datele strict pe instrucțiunile primăriei, în baza contractului de servicii și a acordului de prelucrare a datelor încheiat cu ea, și nu le folosește în alt scop.
Fiecare primărie, ca autoritate publică, are un responsabil cu protecția datelor, ale cărui date de contact sunt publicate pe site-ul primăriei. Pentru drepturile privind datele din solicitări te adresezi primăriei; VEGO o sprijină în a-ți răspunde.
2. Ce date prelucrăm, în ce scop, pe ce temei, cât timp
| Situație | Date | Scop și temei | Durată | Rol VEGO |
|---|---|---|---|---|
| Consultarea hărților publice, fără cont | adresa IP, tipul browserului și al dispozitivului, paginile deschise, momentul accesului | funcționarea și securitatea serviciului, statistici agregate de trafic — interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) | jurnale tehnice pe termen scurt; statisticile sunt agregate, fără identificare | operator |
| Contul de utilizator | nume complet, adresă de email, parola (stocată doar ca hash), identificatorul Microsoft pentru conturile care intră cu Microsoft, data creării, ultimele schimbări de parolă | crearea și administrarea contului, autentificare, „am uitat parola” — executarea contractului cu tine, adică Termenii și Condițiile (art. 6 alin. 1 lit. b) | până la ștergerea contului | operator |
| Solicitări către primărie (sesizări, cereri de informare, observații la consultări publice) | numele și emailul din cont, subiectul, mesajele tale și ale primăriei, atașamentele (imagini, PDF, Word, Excel — din imaginile JPEG eliminăm datele EXIF, inclusiv locația fotografiei), locația aleasă pe hartă sau prin GPS ori după adresă, elementul de hartă la care te referi, starea și istoricul solicitării | înregistrarea și soluționarea petițiilor, informarea privind regimul urbanistic, consultarea publică — sarcina publică a primăriei (art. 6 alin. 1 lit. e; O.G. nr. 27/2002, Legea nr. 350/2001, Legea nr. 50/1991, Legea nr. 52/2003) | cât prevede nomenclatorul arhivistic al primăriei pentru petiții și actele emise; după ștergerea contului, solicitările rămân ale primăriei, fără legătură cu contul | împuternicit |
| Notificări pe email | adresa de email, subiectul solicitării, starea ei; niciodată conținutul mesajelor | informarea despre evoluția solicitării — parte a serviciului cerut (art. 6 alin. 1 lit. b și e); nu sunt comunicări comerciale | la furnizorul de email cel mult 45 de zile | împuternicit |
| Acte generate de primărie din solicitări (de ex. certificat de urbanism de informare) | datele solicitantului introduse de funcționar din cererea depusă (identificare, adresă, imobil); pot include codul numeric personal atunci când formularul legal îl cere | emiterea actelor de urbanism — sarcina publică a primăriei (art. 6 alin. 1 lit. e); garanțiile art. 4 și 6 din Legea nr. 190/2018 pentru CNP: minimizare, acces restrâns, termene de stocare | conform nomenclatorului arhivistic al primăriei | împuternicit |
| Conturile funcționarilor și istoricul modificărilor | nume, email, rol, departament, instituția; fiecare modificare în hartă sau registre este atribuită contului, cu data; la colectarea din teren, emailul funcționarului, momentul și precizia GPS | trasabilitatea actelor administrative, cerută de lege — sarcina publică a instituției (art. 6 alin. 1 lit. e) | cât există înregistrarea; după ștergerea contului, autorul devine un identificator anonim | împuternicit (contul: operator) |
| Căutarea după adresă (geocodare) | textul adresei pe care îl tastezi | găsirea locului pe hartă, la cererea ta (art. 6 alin. 1 lit. b) | memorat temporar 24 de ore pe server, pentru viteză | operator |
| Corespondența cu noi (demonstrații, suport) | nume, email, conținutul mesajului | a-ți răspunde — demersuri precontractuale sau interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. b și f) | cât durează corespondența și relația, apoi se șterg | operator |
| Copii de siguranță | toate datele de mai sus, așa cum erau la momentul copiei | recuperarea în caz de incident — interes legitim și obligațiile contractuale față de primării (art. 6 alin. 1 lit. f) | rotație: 7 copii zilnice, 4 săptămânale, 12 lunare — cel mult 12 luni | împuternicit |
Nu luăm decizii automatizate cu efect juridic asupra ta și nu facem profilare. Asistentul AI pe care o instituție îl poate conecta la platformă lucrează pe instrucțiunile instituției; datele nu sunt trimise către furnizori de AI din inițiativa VEGO.
3. Cui transmitem date: furnizori și sub-împuterniciți
Nu vindem date și nu le transmitem terților în scopuri comerciale. Datele ajung doar la furnizorii de mai jos, în măsura în care e necesar:
| Furnizor | Ce primește | Unde | Garanția |
|---|---|---|---|
| Railway Corporation — găzduire, baze de date, fișiere, copii de siguranță | toate datele platformei | centre de date din Uniunea Europeană (Amsterdam); societatea e din SUA | acord de prelucrare; Data Privacy Framework UE–SUA și clauze contractuale standard |
| Postmark (ActiveCampaign, LLC) — trimiterea emailurilor | adresa de email, subiectul și textul notificării | SUA | acord de prelucrare; Data Privacy Framework UE–SUA și clauze contractuale standard; păstrare cel mult 45 de zile |
| OpenStreetMap Foundation — geocodare prin Nominatim | textul adresei căutate și adresa IP a serverului nostru (nu a ta) | Regatul Unit | decizia de adecvare a Comisiei Europene pentru Regatul Unit |
| Serverele de hărți OpenStreetMap și Esri — fundalul hărții | adresa IP a browserului tău și porțiunile de hartă cerute | UE / SUA, în funcție de rețeaua furnizorului | datele sunt tehnice și nu sunt asociate contului; politicile furnizorilor |
| Umami — statistici de trafic, instanță proprie | paginile vizitate, tipul dispozitivului; adresa IP este folosită doar pentru un identificator zilnic anonim și nu este stocată în clar | instanță administrată de noi, fără cookie-uri | doar statistici agregate |
| Jurnalele tehnice ale serverului (OpenObserve, instanță proprie) | cererile către server (cale, cod de răspuns, durată) și erorile; nu conținutul mesajelor | instanță administrată de noi | păstrare pe termen scurt, pentru securitate și depanare |
| Microsoft — doar pentru conturile care folosesc „Intră cu Microsoft” | autentificarea la Microsoft; noi primim emailul, numele și un identificator al contului | conform Microsoft | politica de confidențialitate Microsoft |
| Google Play — instalarea aplicației Android | datele legate de instalare, prelucrate de Google | conform Google | politica de confidențialitate Google |
Servicii opționale, oprite în prezent pe platforma publică: raportarea erorilor (Sentry) și un al doilea serviciu de geocodare. Dacă le activăm, actualizăm această notă înainte. Instituțiile pot configura, pentru hărțile lor, fundaluri suplimentare (de ex. ortofotoplanul) — furnizorul acelora primește adresa IP a browserului tău, la fel ca fundalurile de mai sus.
4. Transferuri în afara Uniunii Europene
Datele sunt stocate în Uniunea Europeană. Pentru furnizorii din SUA (Railway, Postmark) ne bazăm pe decizia de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE–SUA de protecție a datelor (Data Privacy Framework) și, ca garanție suplimentară, pe clauzele contractuale standard din acordurile de prelucrare încheiate cu ei. Pentru Regatul Unit (OpenStreetMap Foundation) se aplică decizia de adecvare a Comisiei Europene.
5. Cookie-uri și stocare locală
Nu folosim cookie-uri de analiză sau de marketing și nu urmărim vizitatorii între site-uri. De aceea nu afișăm un banner de consimțământ: tot ce stocăm în browser este strict necesar serviciului pe care îl ceri sau reprezintă o preferință pe care o setezi tu (art. 4 alin. 5 și 6 din Legea nr. 506/2004). Iată lista completă:
| Nume | Tip | Scop | Durată |
|---|---|---|---|
urbanism_session | cookie, HttpOnly, Secure, SameSite=Lax | te ține autentificat | 30 de zile de la autentificare; se șterge la ieșire |
urbanism_oauth_state | cookie, HttpOnly | protejează fluxul „Intră cu Microsoft” împotriva falsificării | 10 minute |
urbanism_theme | localStorage | tema deschisă sau întunecată pe care ai ales-o | până o ștergi din browser |
urbanism_workspace | localStorage | harta de lucru selectată (conturi de funcționar) | până o ștergi din browser |
urbanism_sidebar_collapsed | localStorage | dacă ai strâns panoul lateral al hărții | până o ștergi din browser |
| cache-ul aplicației | Cache Storage (service worker) | deschiderea rapidă și parțial offline a paginilor și a hărților publice | până la următoarea versiune a aplicației |
| Umami | — | statistici de trafic fără cookie și fără stocare locală | — |
Nimic din cele de mai sus nu ne este transmis nouă drept „profil”; preferințele rămân în browserul tău.
6. Securitate
Conexiunile sunt criptate (HTTPS). Parolele sunt stocate doar ca hash (argon2). Datele fiecărei instituții sunt izolate pe instituție; accesul funcționarilor este pe roluri. Fiecare modificare este versionată, cu autor și dată. În portalul public ajung doar straturile și atributele pe care primăria le-a marcat publice; cheile interne (de ex. cine a colectat un element din teren) nu sunt niciodată expuse public. Copiile de siguranță sunt criptate în tranzit și stocate în Uniunea Europeană.
7. Drepturile tale
Ai dreptul de acces la datele tale, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de opoziție și de portabilitate, în condițiile GDPR, precum și dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automatizate.
- Pentru contul tău și pentru datele la care VEGO este operator: scrie la office@vego.holdings, de la adresa contului. Răspundem în cel mult o lună.
- Pentru conținutul solicitărilor și actele emise: adresează-te primăriei destinatare (responsabilul ei cu protecția datelor este publicat pe site-ul primăriei). Poți scrie și nouă; transmitem cererea primăriei și o ajutăm să răspundă.
- Ai dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), dataprotection.ro, anspdcp@dataprotection.ro, și de a te adresa instanței.
8. Ștergerea contului din aplicația „Urbanism by VEGO”
Dacă ai un cont pe platforma Urbanism by VEGO (aplicația web sau cea din Google Play, publicată de VEGO CONCEPT ENGINEERING SRL sub numele de dezvoltator „VEGO HOLDINGS”), poți cere oricând ștergerea contului și a datelor asociate:
- Trimite un email la office@vego.holdings cu subiectul „Ștergere cont Urbanism”, de la adresa de email a contului (pentru verificarea identității).
- Confirmăm primirea și efectuăm ștergerea în cel mult 30 de zile.
Conturile funcționarilor: fiecare modificare făcută în hartă sau în registrele unei primării este atribuită contului cu care s-a făcut (adresa de email) și rămâne în istoricul înregistrării respective — cine, ce și când —, ca obligație de trasabilitate a actelor administrative. Istoricul cu autor este vizibil doar membrilor instituției; în portalul public istoricul apare fără autor. După ștergerea contului, autorul din istoric este înlocuit cu un identificator anonim.
Ce se șterge: contul (email, nume, parolă, identificatorul Microsoft), datele de profil și atașamentele încărcate de tine. Ce se poate păstra: solicitările deja depuse către o primărie sunt înregistrări administrative ale instituției respective și pot fi păstrate de aceasta conform obligațiilor sale legale de arhivare — însă fără a mai fi asociate contului șters; copiile de siguranță se rotesc în cel mult 12 luni; se păstrează statisticile complet anonimizate, care nu pot fi asociate unei persoane, și jurnalele de securitate pe termenul lor scurt.
9. Minori
Platforma se adresează persoanelor cu vârsta de cel puțin 18 ani. Nu creăm cu bună știință conturi pentru minori; dacă aflăm de un asemenea cont, îl ștergem.
10. Contact pentru protecția datelor
La dimensiunea și natura actuală a prelucrărilor, VEGO nu are obligația legală de a desemna un responsabil cu protecția datelor. Pentru orice întrebare privind datele personale scrie la office@vego.holdings. Pentru datele din solicitări, responsabilul cu protecția datelor al primăriei este publicat pe site-ul acesteia.
11. Modificări
Actualizăm această notă când se schimbă ceva în modul în care prelucrăm datele — de exemplu un furnizor nou — înainte ca schimbarea să intre în vigoare. Versiunea curentă, cu data ultimei actualizări, este publicată permanent la această adresă.